Sobre a solução
O Sistema de Gestão Documental é uma ferramenta integrante da CITSMART para o gerenciamento do ciclo de vida de processos e documentos eletrônicos produzidos pela Administração Pública.
A ferramenta possibilita o cadastro de processos e documentos eletrônicos, permitindo a assinatura eletrônica, controle de tramitação e ações pertinentes ao andamento de processos administrativos. Auxilia no gerenciamento e ciclo de vida documental, controlando prazos de guarda e destinação dos documentos e processos.
Para a CMS, o sistema representa uma importante melhoria na execução de tarefas, pois diminui os gastos relacionados ao envio de documentos físicos via correios e a guarda desse material, otimizando o tempo de produção e tramitação dos documentos, além de gerenciar o acesso ao arquivo físico, evitando erros e perdas dos documentos arquivados.
Como funciona
Acesso à plataforma online é concedido ao usuário mediante utilização de suas credenciais de login. Após a autenticação, o usuário é direcionado ao painel de controle da ferramenta, onde todas as funcionalidades do sistema são apresentadas. Os documentos são dispostos em lista, cada qual com seu respectivo status de edição. No topo da interface, o usuário pode acessar a funcionalidade de criação de novo documento. Ao clicar no botão, o usuário será redirecionado para a sessão de criação de documentos, onde deverá preencher o formulário e anexar o documento que deseja arquivar.
- Agilidade na tomada de decisão, baseada no andamento do processo administrativo na instituição;
- Ferramenta ágil e de fácil utilização;
- Flexibilidade para customizações e adequações normativas;
- Otimização de tempo e recursos;
- Gestão dos processos por meio de dashboards e indicadores de resultados.
