Desafio foi a centralização de serviços voltados para mais de 7 mil usuários
Há alguns meses, a Central IT iniciou um trabalho junto à Companhia Paranaense de Energia (COPEL), em um contrato voltado para a centralização de todos os serviços que atendem aos servidores da instituição.
A motivação para o início do projeto partiu da própria COPEL, que identificou a necessidade de unificar todas as plataformas utilizadas pelas equipes internas, assim como as demandas que são processadas nas mesmas, buscando maior celeridade e a simplificação da gestão dos serviços e processos internos.
Após a fase de contratação, as lideranças da COPEL e a equipe da Central IT, encabeçada pelo Gerente Marcelo Botelho, desenharam a iniciativa, tendo como base a plataforma de Gestão de Serviços CITSmart. O foco do trabalho é a transferência dos fluxos dos processos, que atendem ao público interno da instituição, compreendendo todos os passos, que vão desde o momento da abertura de uma solicitação, passando pela execução, até o seu encerramento.
O processo foi planejado para que a migração ocorresse de forma gradual, tornando os serviços internos mais eficientes, sem que houvesse qualquer prejuízo relacionado à rotina da instituição, porém com respeito ao prazo proposto pelo cliente, além das exigências técnicas compreendidas no projeto. Tudo isto foi feito de forma controlada, com respeito aos procedimentos internos da COPEL e ao modelo de negócios da Central IT.
Migração para cloud privada como estratégia de negócio
Um dos fatores decisivos para o sucesso da migração é a ferramenta utilizada para a prestação dos serviços. O CITSmart é utilizado pela Central IT, pois garante padronização e assertividade para os processos. Além disso, a plataforma comprova ser segura e estável, contando com a vantagem de estar hospedada em uma cloud privada AWS.
“O principal desafio foi a implantação em apenas 3 meses, e a visão do cliente de que seria preciso criar diversas integrações ao CITSmart, nessa implantação. Para conseguirmos atender ao prazo, foi necessário um alinhamento no escopo para a virada inicial e definir um planejamento para as integrações necessárias, que demandam mais tempo de ação”, conta Botelho.
A intenção do projeto foi realizar a integração dos serviços em uma só plataforma, usando um portal como interface de acesso, com toda a organização possível, além de garantir que a mesma conte com uma sustentação robusta, como a ofertada pela AWS. Assim, foi possível gerar maior valor para o usuário final.
A partir da criação de um cronograma inicial, foi criada uma lista de prioridades, levando em consideração a complexidade de cada fase e serviço. Isto foi possível devido à flexibilidade e capacidade de personalização que o CITSmart oferece, bem como pela confiabilidade, escalabilidade e flexibilidade inerentes à cloud da AWS, isto cria uma cadeia de alto desempenho, entre armazenamento, integração e implementação, impactando diretamente os cerca de 7 mil usuários dos serviços do órgão.
“Podemos dizer que, com o uso de tecnologias de mercado, das mais modernas disponíveis na nuvem, como é o caso da AWS, conseguimos implementar nossos sistemas utilizando técnicas inovadoras, tendo como resultado mais segurança, estabilidade e agilidade, não só do sistema, como nos processos correlatos” conta Ravy , Gerente de Negócios da Central IT, que é o responsável pela gestão da relação entre a plataforma e a nuvem.
Para o cliente, a utilização do CITSmart é um trunfo para a COPEL, uma vez que se trata de uma experiência completa, que contempla os requisitos tecnológicos e de negócios da gestão organizacional.
“O novo portal é baseado na plataforma CITSmart, software de gestão de demandas já utilizado em grandes empresas brasileiras. Esta ação vai tornar o dia a dia das aberturas de chamados na COPEL mais fácil, já que tem interface centrada na experiência do usuário, e ainda atende todos os requisitos de compliance e LGPD”, disse a Superintendente do CSC – COPEL,Regine Venturi, durante o workshop de lançamento da plataforma para os usuários internos.
O projeto foi concluído, em agosto de 2020 e, agora, as equipes exercem o trabalho de monitoramento, melhorias, integrações e evolução dos processos, para que mais serviços críticos possam migrar para o CITSmart.
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