Case: Implantação do Escritório de Projetos de TI no DNIT

Na execução de um projeto existem vários obstáculos, com desafios que variam conforme ele vai evoluindo. Não dá para prever tudo o que vai acontecer, é claro, mas, tendo as ferramentas necessárias em mãos e uma boa plataforma de gerenciamento de projetos, é possível conseguir sucesso na execução, disponibilizando uma gama fantástica de controles para a alta gestão.

Pensando nisso, durante o mês de junho de 2017, as equipes da Central IT no DNIT (Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes), TI BiModal e equipe de Governança de Tecnologia da Informação do DNIT, uniram esforços na criação do Escritório de projetos de TI do DNIT, com o intuito de descrever e implantar uma metodologia para acompanhamento do Portfólio de Projetos Estratégicos, Táticos e Operacionais, a Implementação do PDTI (Plano Diretor de Tecnologia da Informação) e dos processos de Gestão de Mudanças, Gestão de Riscos, Capacitação e Comunicação na TI do DNIT.

O projeto foi desempenhado com sucesso e os resultados foram apresentados aos Gestores da Central IT, durante a reunião quinzenal realizada junto à Diretoria Executiva, do último dia 1º de setembro. No encontro, a Gerente responsável pelo contrato da Central IT no órgão, Eliana Evangelista, falou a respeito do desafio abraçado por ela e sua equipe e sobre a resposta positiva por parte do cliente que, inclusive, fez questão de estar presente na ocasião, para apresentar o trabalho realizado e agradecer aos profissionais envolvidos. “Tem sido uma satisfação ter o apoio da Central IT. Eu trabalho sob a metodologia de que, em uma organização, todos são importantes. Então, hoje, temos uma equipe de alto desempenho da qual a Central IT faz parte. O trabalho da Eliana teve um papel importante nisso tudo, assim como o restante da equipe, que nos apresentou um resultado impressionante”, conta Fausto de Medeiros, Chefe do Núcleo de Governança de Tecnologia da Informação do DNIT.

O maior fator motivador para a implantação do escritório de projetos, foi atender ao PDTI 2017-2019 que tem como principal objetivo documentar o andamento da execução do planejado,alterar e atualizar informações importantes e assegurar a conformidade à realidade e às necessidades do DNIT, conforme pode ser visto abaixo:

No planejamento, foi identificada a necessidade de desenvolvimento de metodologias e artefatos para o gerenciamento dos portfólios e projetos, bem como a idealização de um novo conceito de gestão de mudanças organizacional, utilizando o Plano de Oito Passos para uma Gestão de Mudanças Eficaz nas Organizações, elaborados pelo professor da Harvard Business School, John Kotter.

Esta iniciativa está alinhada ao PEI (Planejamento Estratégico Institucional), ao PETI (Plano Estratégico de Tecnologia da Informação) e ao PDTI (Plano Diretor de Tecnologia da Informação). Tendo por objetivo, a partir da análise da situação atual, gerar projetos e ações coerentes, coordenados e harmônicos, visando melhorar os processos de gestão e governança de Tecnologia da Informação e Comunicação. Após trabalho de levantamento de informações sobre as práticas de gestão utilizadas pela área NPGOV e alinhamento das ações estratégicas, iniciaram-se os trabalhos visando a integração do escritório de projetos à execução do Plano Diretor de Tecnologia da Informação – PDTI 2017/2019 e o desenvolvimento de processos visando evoluir a maturidade do NPGOV na Gestão de Portfólio, programas e projetos.

Durante o processo de trabalho, foi apresentada uma proposta, na qual os profissionais da Central IT utilizaram o Project Web App, ferramenta de gerenciamento de projetos, na qual o DNIT é licenciado, a qual foi prontamente aceita pelo órgão. O planejamento descrito foi baseado nas melhores práticas de projetos do Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®), na lei que rege o processo licitatório, Lei 8.666 de 1993 e na Instrução Normativa SLTI/MP n.º 04 de 2010.

A Metodologia de Gerenciamento de Projetos do DNIT é um conjunto de boas práticas em gestão, que possui um total de 17 processos distribuídos em 5 (cinco) grupos e 11 modelos de artefatos. Com o objetivo de suprir a necessidade de direcionamento dos esforços e recursos, estabelecendo processos de priorização e balanceamento de portfólios e programas, permitindo que os trabalhos de maior valor para a organização sejam aprovados e desenvolvidos.

A Plataforma, desenvolvida no Sharepoint 2016 e Project Server 2016, conta com quatro grupos de execução, como pode ser visto, na figura abaixo:

Segundo Fausto Medeiros, ao apresentar o encerramento do projeto, que já se encontra em plena operação, a utilização desta metodologia permitiu ao DNIT padronizar a forma de gerenciar os projetos, alinhando os processos de trabalho e criando a documentação adequada. “Com isto, obtêm-se a evolução da maturidade da governança, aumento da percepção da entrega de valor, aumento da retenção do conhecimento na organização, menor dependência dos indivíduos, e tudo isso reflete no aumento da eficiência, eficácia, efetividade e produtividade no DNIT”, encerrou.

A Central IT parabeniza os envolvidos no processo de implantação desta solução no ambiente do DNIT. São ações proativas e de sucesso como esta, que demonstram, cada dia mais, a forma como a nossa empresa trabalha, com total dedicação com a elevação do desempenho de nossos clientes, compromisso com a qualidade e respeito aos processos de Gestão da TI.